انواع گردهمایی‌های علمی
کنگره: گردهمایی است رسمی، متشکل از متخصصین و افراد با تجربه که در آن ضمن طرح تازه‌های علمی، نتایج تحقیقات، و پژوهش‌های انجام‌شده در موضوع علمی مشخص به‌صورت مقاله، سخنرانی، و پوستر ارائه می‌شود و نتایج و دستاوردهای کنفرانس، به‌صورت عمومی و رسمی منتشر می‌گردد. کنگره دارای سخنرانان متعدد بوده و به‌صورت دوره‌ای از یک تا پنج سال یک‌بار تکرار می‌گردد. طول مدت کنگره معمولاً سه روز یا بیشتر می‌باشد. برای برگزاری هر کنگره تشکیل تعدادی کمیتۀ تخصصی ضرورت دارد.
کنفرانس: نشست‌ها و اجتماعاتی که به‌منظور شور و بحث در یک زمینۀ خاص تشکیل می‌گردد و در آن افراد، نقطه نظرات خود را دربارۀ مسائل و مشکلات مهم از طریق سخنرانی، جلسات پرسش و پاسخ، میزگرد، و گزارش موارد جالب (case report) مطرح می‌نمایند. این نشست‌ها می‌تواند در طی یک روز و یا به‌صورت جلسات دوره‌ای تشکیل گردد. چنانچه این جلسات به‌صورت ادواری تشکیل شود به آن کنفرانس‌های دوره‌ای اطلاق می‌شود.
سمینار: اجتماعات و گردهمایی که هدف آن بیان تازه‌های علمی، مبادلۀ تجربیات و تجدید اطلاعات در جهت چاره‌جویی و حل مشکلات حرفه‌ای شرکت‌کنندگان است. سمینارها به‌صورت ارائۀ سخنرانی، میزگرد، پانل، و جلسات پرسش و پاسخ ارائه می‌گردد و طول مدت آن بیش از یک روز و معمولاً دو تا سه روز می‌باشد.
سمپوزیوم: همایش تعدادی افراد خبره و متخصص در یک زمینۀ خاص که در آن مقالاتی توسط افراد متخصص در موضوعات خاصی ارائه و مورد بحث قرار می‌گیرد و در رابطه با مسائل مورد بحث، توصیه‌ها و راهکارهایی پیشنهاد می‌شود. به‌منظور آموزش مسائل علمی تخصصی و فوق تخصصی دربارۀ موضوعی خاص به‌صورت سخنرانی، کار گروهی، بحث و ارائۀ مقاله برگزار می‌گردد. در سمپوزیم هر یک از سخنرانان دربارۀ جنبۀ خاصی از موضوع به بحث می‌پردازند. مخاطبین سمپوزیوم افراد متخصص و صاحب‌نظر می‌باشند . طول مدت سمپوزیوم معمولاً یک روز است .
میتینگ: هر نوع تجمع بیش از ۱۵ نفر که در مکانی تجاری برپا می‌گردد و شامل کنوانسیون، کنگره، کنفرانس، سمینار، کارگاه، سمپوزیوم می‌گردد که مردم را برای یک هدف مشترک یعنی تبادل اطلاعات گرد هم می‌آورد.
کارگاه: نوعی سمینار با تمرکز و تأکید بر بحث آزاد، تبادل ایده‌ها، نمایش روش‌های به‌کارگیری عملی مهارت‌ها و اصول است. همچنین به گردهمایی چندین نفر برای بحث عمیق و شدید دربارۀ موضوعی خاص نیز اطلاق می‌شود.
برای دیدن مابقی موارد به ادامه مطالب رجوع نمایید.
چگونگی تشخیص اعتبار علمی کنفرانس
توسعۀ بی‌رویه آموزش عالی به‌همراه تمام آسیب‌های ریز و درشتی که داشته و دارد، سبب پیدایش کسب‌وکار پر سود برگزاری کنفرانس‌ها و همایش‌های علمی شده است. برگزاری کنفرانس در ظاهر کار ناپسندی نیست و رویۀ مدونی برای برخورد با کنفرانس‌های تقلبی وجود ندارد؛ بنابراین کلاهبرداری در این حوزه بسیار ساده و شیک است! علاوه بر این، برگزاری کنفرانس سرمایۀ اولیه چندان زیادی هم نمی‌خواهد، به‌خصوص که جدیداً در تبلیغ برخی کنفرانس‌ها روی برگزاری مجازی هم تأکید می‌شود و هزینه‌های رزرو سالن و پذیرایی و دعوت از اساتید و سخنرانان هم حذف شده است. دانشجویان و فارغ‌التحصیلانی که برای گذراندن دوره و کسب نمره یا احراز شرایط برای ورود به مقاطع تحصیلی بالاتر به مقاله احتیاج دارند یا افرادی که به‌دنبال گواهینامه‌های حضور در همایش‌های علمی تخصصی هستند، بازار بزرگی برای این کنفرانس‌های تقلبی پدید آورده‌اند و به‌نظر نمی‌رسد این وضعیت {حداقل در بازه کوتاه‌مدت و برای ایران} سامان پیدا کند. یکی از سئوالاتی که همیشه پرسیده می‌شود، ملاک انتخاب کنفرانس‌های مناسب و معتبر علمی بوده است.
قبل از اینکه برای شرکت در یک کنفرانس داخلی یا خارجی تصمیم بگیرید، باید هدفتان را مشخص کنید. به‌دنبال انتشار مقاله‌تان در یک مجمع علمی هستید یا می‌خواهید شبکه ارتباطات‌تان را گسترده‌تر کنید؟ چه نوع مخاطبانی برای شما اولویت دارند، دانشگاهیان یا افراد حرفه‌ای صنعت؟ قصد ادامه تحصیل دارید یا فرصتی برای ارائه دیدگاه برایتان کافی است؟ هر ساله تعداد زیادی کنفرانس در داخل ایران و چندین برابر آن در سایر نقاط جهان برگزار می‌شود. در نگاه اول، اگر دربارۀ هدفتان به جمع‌بندی نرسیده باشید، زمان زیادی را برای انتخاب یک کنفرانس هدر خواهید داد و احتمالاً در مراحل بعدی پول زیادی را هم برای ثبت‌نام و شرکت در کنفرانس از دست می‌دهید. بنابراین انتخاب هدف را در گام اول جدی بگیرید.
برای اینکه دربارۀ اعتبار همایش‌های علمی داخلی تصمیم بگیرید، می‌توانید این معیارها را در نظر بگیرید:
نهاد علمی اداره‌کنندۀ کنفرانس: دبیرخانه کنفرانس‌های علمی معتبر غالباً توسط دانشگاه‌ها و دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها یا انجمن‌های علمی اداره می‌شود و این رویدادها در تقویم پژوهشی این مراکز علمی ثبت می‌شوند. برای مثال در رشتۀ مدیریت کنفرانس بین‌المللی مدیریت توسط دانشکدۀ مدیریت و اقتصاد دانشگاه صنعتی شریف، کنفرانس بین‌المللی مدیریت استراتژیک توسط دانشکدۀ مدیریت دانشگاه تهران و کنفرانس توسعۀ منابع انسانی توسط مرکز مطالعات بهره‌وری و منابع انسانی ایران اداره می‌شوند. متأسفانه در سال‌های اخیر در رشتۀ مدیریت با حجم انبوهی از کنفرانس‌ها روبرو هستیم که توسط شرکت‌های تجاری برگزار می‌شوند و با دریافت هزینه از نویسندگان، گواهی پذیرش مقاله صادر می‌کنند. این کنفرانس‌ها معتبر نیستند، بنابراین مقاله و پولتان را برای شرکت در این کنفرانس‌ها هدر ندهید.
شورای سیاست‌گذاری و کمیتۀ علمی: اکثر افرادی که در شورای سیاست‌گذاری یا کمیتۀ علمی کنفرانس‌های معتبر عضویت دارند، به‌عنوان هیئت علمی یا عضو وابسته به یک نهاد علمی اشتهار دارند. البته در برخی کنفرانس‌ها و همایش‌های علمی کمیته‌ای تحت عنوان کمیتۀ صنعت و یا کمیتۀ مدیران به موازات کمیتۀ علمی وجود دارد که از متخصصان و صاحب‌نظران غیردانشگاهی تشکیل شده است، اما غیرمعمول است که در یک کنفرانس معتبر بتوانید مدیران حرفه‌ای صنعت یا افرادی که سابقۀ فعالیت نظام‌مند در دانشگاه‌ها و پژوهشکده‌ها را ندارند، در میان اعضای کمیته علمی ببینید.
گسترۀ موضوعی کنفرانس: دنیای علم در حال تخصصی شدن است، اما اگر نگاهی به محورهای موضوعی برخی از کنفرانس‌های داخلی بیاندازید متوجه می‌شوید که گویا این مسئله هنوز برای ایران مصداق نیافته است! برخی از کنفرانس‌های داخلی همزمان چندین حوزۀ موضوعی را پوشش می‌دهند، بدون اینکه در این حوزه‌ها از مزیت خاص یا حمایت و پشتیبانی چهره‌های علمی شاخص در کمیته علمی برخوردار باشند.
ژورنال‌های همکار: برخی از کنفرانس‌ها مقالات برتر هر دوره را در یک نشریۀ علمی چاپ می‌کنند. تعدادی از کنفرانس‌های معتبر داخلی با نشریات علمی پژوهشی مصوب وزارت علوم همکاری دارند و بررسی اعتبار این نشریات کار ساده‌ای است، برای مثال مقالات برتر هر دورۀ کنفرانس بین‌المللی مدیریت در فصلنامه علوم مدیریت ایران چاپ می‌شود. تعداد دیگری از کنفرانس‌ها با ژورنال‌های انگلیسی زبان همکاری می‌کنند. دربارۀ آن‌ها محتاط باشید! تعدادی از این ژورنال‌های انگلیسی زبان در داخل کشور منتشر می‌شوند. البته انتشار در ایران معیار بی‌کیفیت بودن ژورنال نیست، اما برخی از این نشریات ادعای داشتن ضریب تأثیر از مؤسساتی مانند تامسون رویترز دارند که قضیۀ این ادعاها روشن است و یک جستجوی ساده در سایت تامسون رویترز ادعای آن‌ها را نقض می‌کند. در طرف مقابل، همۀ ژورنال‌هایی که در خارج از کشور منتشر می‌شوند معتبر نیستند و بسیاری از آن‌ها از ژورنال‌های تقلبی به‌شمار می‌آیند. یک راه خوب برای بررسی اعتبار ژورنال‌های انگلیسی زبان همکار کنفرانس‌های داخلی، بررسی انتشارات و وابستگی دانشگاهی این ژورنال‌هاست. باز هم تکرار می‌کنم فریب ادعای داشتن ضریب تأثیر از تامسون رویترز را نخورید.
سابقه کنفرانس: کنفرانس‌های معتبر معمولاً در اولین دوره متوقف نمی‌شوند! تداوم کنفرانس ضمن اینکه معیار خوبی از اقبال مخاطبان است، می‌تواند به شما در بررسی و مقایسه روند رشد کیفی محتوای کنفرانس کمک کند.
سعی کردیم پنج معیار اصلی برای بررسی اعتبار کنفرانس‌های علمی را در این یادداشت معرفی کنیم. به نظر مواردی مانند نمایه‌سازی مقالات یا ثبت کنفرانس در پایگاه‌های استنادی (مانند پایگاه استنادی جهان اسلام) حداقل تا چند سال آینده معیارهای مناسبی برای شناسایی کنفرانس‌های معتبر از نمونه‌های غیرمعتبر نخواهد بود. فعالیت‌های علمی نباید منوط به آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها باشد، اما شاید با تنظیم معیارهایی شفاف برای کنفرانس‌های علمی معتبر {مانند ادارۀ کنفرانس توسط مراکز علمی و دانشگاهی یا شرایط تشکیل کمیتۀ علمی} و ملزم کردن برگزارکنندگان به دریافت گواهی رعایت این معیارها بتوان وضعیت نابسامان «مقاله فروشی» و «گواهی فروشی» را در کنفرانس‌های داخلی تا حدودی اصلاح کرد. البته تا زمانی که خود پژوهشگران و نویسندگان مقالات اراده‌ای برای اصلاح شرایط نداشته باشند، هیچ آئین‌نامه‌ای اثربخش نیست.
هزینۀ ثبت‌نام در کنفرانس
در کنفرانس‌ها، بابت شرکت در کنفرانس و چاپ مقاله هزینه‌ای دریافت می‌شود که اصطلاحاً هزینۀ ثبت‌نام (Registration) گفته می‌شود. البته بدون ارسال مقاله نیز می‌توان با پرداخت هزینۀ ثبت‌نام و فقط به‌عنوان شرکت‌کننده حضور داشت. گاهی اوقات، در بعضی از کنفرانس‌ها هزینۀ ثبت‌نام تعیین‌شده برای ارائۀ یک مقاله با دو مقاله یکسان است. در برخی کنفرانس‌ها نیز هزینۀ ثبت‌نام یک مقالۀ تعیین شده و به ازای هر مقالۀ بیشتر، مبلغی اضافه بر هزینۀ ثبت‌نام اولیه دریافت می‌شود.
به‌عنوان مثال در کنفرانس IJCNN که یکی از کنفرانس‌های معتبر علمی در زمینۀ شبکه‌های عصبی زیستی، مصنوعی و علوم مرتبط با آن است، هزینۀ ثبت‌نام دو مقاله با یک مقاله یکسان است. به‌عبارت بهتر با پرداخت یک هزینۀ ثبت‌نام، می‌توان دو مقاله را در کنفرانس ارائه کرد و در مجموعه مقالات چاپ نمود. اما به ازای هر مقالۀ پذیرفته‌شدۀ دیگر (بیش از دو مقاله)، می‌بایست یکصد دلار پرداخت نمود. بنابراین توصیه می‌شود حتماً این موضوع را از طریق سایت کنفرانس بررسی کنید.
برای تشویق نویسندگان و شرکت کنندگان به ثبت‌نام به موقع در کنفرانس، هزینۀ ثبت نام زودهنگام (Early registration) کم‌تر است و شرکت کنندگانی که سریع‌تر ثبت نام نمایند هزینۀ کمتری پرداخت می‌کنند. به‌عبارت دیگر نویسندگانی که مقالۀ آن‌ها پذیرفته شده است، بهتر است هر چه سریع‌تر در کنفرانس ثبت نام کنند چرا که پس از سپری شدن زمان ثبت‌نام زودهنگام، هزینۀ بیشتری باید بپردازند. به‌طور کلی، بیشتر کنفرانس‌ها برای دانشجویان و یا اعضای انجمن‌های مرتبط با آن کنفرانس، تخفیف قایل می‌شوند که جزییات آن در قسمت registration سایت کنفرانس بیان می‌شود.
معیارهای اصلی برای ارسال مقاله به کنفرانس
علاوه بر همخوانی موضوع و محتوای مقاله با موضوعات مطرح‌شده در کنفرانس، سابقۀ کنفرانس، محل برگزاری کنفرانس، کمیتۀ برنامه‌ریزی علمی کنفرانس (TPC: Technical Program Committee)، حمایت کنندگان کنفرانس و هزینۀ ثبت‌نام و شرکت در کنفرانس می‌باشد. هرچه کنفرانس سابقۀ بیشتری داشته باشد اهمیت کنفرانس بیشتر است. به‌عنوان مثال، ارزش علمی کنفرانسی که برای 23بار برگزار می‌شود نسبت به کنفرانسی که برای بار دوم برگزار می‌شود بالاتر است. معمولاً کنفرانس‌های جدیدتر جهت تبلیغ و مطرح شدن، تعداد بیشتری از مقالات را می‌پذیرند و در عین حال داوری ساده‌تری انجام می‌دهند. کنفرانس‌هایی که در دانشگاه‌های مطرح دنیا برگزار می‌شوند، معمولاً کیفیت علمی بالاتری داشته و داوران خبره و متخصص، مقاله را داوری خواهند نمود. همچنین هر چه اعضای کمیتۀ علمی کنفرانس از رتبۀ علمی بالاتری برخوردار بوده و پژوهشگرانی برجسته و شناخته شده باشند، سطح علمی کنفرانس بالاتر خواهد بود. کمیتۀ علمی کنفرانس وظیفۀ انتخاب داورها برای مقالات و اخذ تصمیم نهایی در مورد پذیرش و یا عدم پذیرش مقالات بر مبنای نظر داوران را به عهده دارد. حمایت کنندگان کنفرانس نیز نقش بسزایی در کیفیت برگزاری کنفرانس بر عهده دارند. به‌عنوان مثال مقالات پذیرفته‌شده توسط چه ناشرانی چاپ می‌شوند و یا نسخۀ تکمیلی مقالات برتر کنفرانس در چه مجلاتی به چاپ خواهند رسید. بدیهی است چاپ مقالات توسط ناشران معتبر، بر اهمیت آن کنفرانس می‌افزاید.
تعداد صفحات مجاز در مقاله‌های کنفرانس
از دیگر نکات حائز اهمیت در مقالات کنفرانسی، تعداد صفحات مقاله می‌باشد. در سایت کنفرانس تعداد صفحات مجاز مقاله اعلام شده است. به‌عنوان مثال در سایت کنفرانس IJCNN نوشته شده که مقالات حداکثر می‌بایست شش صفحه باشند. در صورتی که تعداد صفحات مقاله بیش از شش صفحه باشد، به ازی هر صفحۀ اضافی، هزینۀ بیشتری مثلاً یکصد دلار علاوه بر هزینۀ ثبت‌نام باید پرداخت شود (Extra page charge). در این صورت یک مقالۀ هشت صفحه‌ای، هزینۀ اضافی دویست دلاری در پی دارد. لازم به ذکر است که حداکثر تعداد صفحات مقالات کنفرانسی محدود می‌باشد و معمولاً بیش از ده صفحه مجاز نخواهد بود.
الگوی نگارش مقالات در کنفرانس
مقالات ارسال شده برای کنفرانس دارای الگوی نگارش (Template) مشخصی می‌باشند که وابسته به آن کنفرانس می‌باشد. به‌عنوان مثال نوع قلم، اندازۀ قلم و یا حتی دو ستونه و یا تک ستونه بودن مقاله در کنفرانس‌های مختلف، متفاوت است. هر مقاله‌ای که به کنفرانس ارسال می‌شود، می‌بایست قواعد نگارش مقالات مربوط به آن کنفرانس را کاملاً رعایت کند. در صورت عدم رعایت، در بیشتر اوقات مقاله بدون داوری شدن، رد می‌شوند. یکی از راه‌های ساده و درست این است که فایل template مقاله را از سایت کنفرانس دانلود کرده، متن مقالۀ خود را در بخش‌های مناسب این فایل کپی کرده و سپس قسمت‌های اضافی را حذف کنید. معمولاً فایل template در دو قالب Word و یا Latex بر روی سایت کنفرانس قرار داده می‌شود. در صورتی که بخش عمدۀ مقاله فرمول‌ها و قضایای ریاضیاتی باشد، استفاده از نرم افزار Latex توصیه می‌شود.
نحوه ارائۀ مقالات پذیرفته‌شده در کنفرانس
مقالات پذیرفته‌شده در کنفرانس معمولاً به دو صورت برای شرکت‌کنندگان ارائه می‌شود:
ارائۀ شفاهی (oral): مقاله به‌صورت شفاهی در زمان تقریبی بیست دقیقه برای حاضرین ارائه می‌شود. در این حالت پانزده دقیقه برای ارائۀ نویسنده و پنج دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته می‌شود. فایل ارائه باید به‌صورت پاورپوینت باشد.
پوستر (poster): اگر شخص نتواند/ نخواهد مقاله را به‌صورت شفاهی ارائه دهد و یا داوران با ارائۀ مقاله به‌صورت پوستر موافقت کرده‌اند؛ می‌تواند پوستر مقاله را تهیه کرده و در محل تعیین‌شده قرار دهد. معمولاً زمان مشخصی در اختیار نویسندگان قرار داده می‌شود تا بتوانند در مورد مقاله خود به شرکت‌کنندگان توضیح دهند.
